管理您的补助金的财务要求
本页面专为CEPF热点地区的大型受助方而设。如果您是R2C2、SGP或小额赠款受助方，请注意，您的赠款类型可能适用不同的或额外的要求。请联系您的项目经理或区域实施团队以获取更多指导。
如果您是 CEPF 受助者，准备管理与您的项目相关的财务要求的最重要步骤是查看您的赠款协议。 （如果您是申请人，您可以查看 协议的模板版本请注意，根据资助您项目的捐助方，您的协议中可能会添加其他条款。）
协议附件1列出了CEPF批准的项目活动和预算。CEPF资金只能用于已批准的活动和项目范围。
您将在下面找到其他信息和资源，以帮助您了解 CEPF 的要求。 从长远来看，现在准备如何组织支持文档将对您有所帮助！
我们知道这可能让你觉得信息量很大，但别担心。我们会尽力帮助你！你的项目经理随时可以解答你的疑问。
在线培训课程
CEPF制作了一些视频，帮助受助方了解其资助项目的财务要求。贵机构所有参与资助项目财务管理和/或CEPF资助项目实施的人员都应观看这些视频，视频可通过以下链接在YouTube上观看。
受助人培训视频系列
如果您对某个主题有具体问题，我们鼓励您在整个资助期限内重新访问这些视频。 如果您找不到问题的答案，请联系您的拨款经理。
财务报告模板
以下提供常用报告和费用跟踪模板。如果贵组织已有既定流程和文档要求，您可以继续使用现有流程和文档，但前提是其中包含所需信息。
详细交易报告
详细交易报告（也称为总账交易报告）是一份 Excel 表格，用于跟踪您在特定报告期内 CEPF 项目产生的各项支出。它列出了报告期内每笔支出的详细信息，从而为您将通过 ConservationGrants 提交的财务报告提供支持。
如果您的资助项目要求提交详细的交易报告，则该报告应与财务报告同时提交。您可以在资助协议的“报告”部分找到资助项目的报告时间表。
如果您的组织有自动会计系统，您将通过该系统生成报告。 手动跟踪信息也很好。
无论您使用的是自动还是手动会计系统，报告都应以 Excel 电子表格形式提交。 每笔交易应包括以下内容：
- 发票日期
- 付款日期（应在审查的报告期内）
- CEPF 主要费用类别（可在您的在线财务报告中找到）
- 收款人
- 费用说明
- 使用的汇率（如果您不是以美元管理您的项目）
- 金额以美元计算
加拿大公积金局 (CEPF) 将款项从您的账户扣除的日期视为付款日期。因此，当季支出的付款日期可能在下一季度。提交报表时，请务必以付款日期为准，以便确定应申报的季度。
如果有帮助，您可以选择使用以下 CEPF 模板之一。
资产处置表
时间表
根据您的 CEPF 赠款协议，您需要跟踪组织中的员工在 CEPF 赠款上工作的实际时间。 基于预算的时间估计或员工时间费用将不获批准。 如果有工作人员兼职从事 CEPF 项目，他们的时间表也应该包括他们正在为其工作的所有其他项目的捐助者。
以下是一些模板，您可以直接使用或修改。您也可以使用自己的表格，但前提是表格内容必须与模板相同。
- 英语，示例 1 （Excel - 415 KB）
- 英语，示例 2 （Excel - 48 KB）
- 英语，示例 3 （Excel - 247 KB）
- 英语，示例 4 （Excel - 50 KB）
- 法语，示例 1 （Excel - 22 KB）
- 西班牙语，示例 1 （Excel - 16 KB）
车辆日志
车辆日志用于跟踪用于 CEPF 拨款的车辆的燃料使用和维护。 车辆日志需要包括：
- 行程日期
- 开始和结束位置
- 开始和结束里程表读数
- 行驶距离
- 这次旅行的原因
- 旅客签名
- 司机姓名
以下是三个模板，欢迎您使用或修改。 您也可以使用自己的表格，只要它包含相同的信息。
如果您对贵组织可能希望用于或改编用于 CEPF 项目的现有模板有任何疑问，请在使用前与您的拨款经理分享。
分包合同和分包拨款
传递条款
如果您的预算中有分包合同（即咨询）和/或分赠款，您将需要与该个人或组织签订具有法律约束力的协议。 分包商和分受让人必须遵守 CEPF 赠款协议中定义的相同条款和条件。
这些协议必须包含CEPF资金转拨条款、诚信声明（适用于AFD资助项目）和行为准则。您可以在您的资助协议中找到这些条款。请联系您的项目经理索取所需条款的副本。
安全筛选
在使用 CEPF 的资金签发任何子赠款或分包合同之前，受赠者必须对其子受赠者和服务提供商进行筛选，并将筛选结果保存为赠款支持文件的一部分。 至少，CEPF 受资助者必须验证次级受资助者和服务提供者的合法身份，并根据以下所有列表筛选这些经过验证的姓名，包括各自理事机构成员和任何项目工作人员的姓名：
采购政策
在使用CEPF资金购买任何商品或服务之前，请仔细阅读您的拨款协议。请重点关注“资金和资源的使用”和“商品和服务的采购”章节以及附件2（采购政策）。
熟悉采购政策后，请审核您的提案预算，并与您的团队一起确定所有金额等于或超过 10,000 美元的服务或设备费用。如果这些费用在提案阶段未获得批准，或在签订合同前未明确列出，则需要获得批准，因此请预留充足的时间遵循正确的采购流程。
对于采购的分步指导，我们建议您使用商品或服务的采购指南，其中包括以下模板，您可以调整和使用这些模板。
货物与服务
采购指导
- 英语 （Excel - 23 KB）
- 法语版 （Excel - 31 KB）
- 印尼语 （Excel - 23 KB）
- 葡萄牙语 （Excel - 31 KB）
- 俄语 （Excel - 29 KB）
- 西班牙语 （Excel - 23 KB）
AFD 诚信声明
- 英语 （字 - 31 KB）
- 法语版 （PDF - 146 KB）
- 葡萄牙语 （字 - 33 KB）
- 俄语 （字 - 29 KB）
- 西班牙语 （字 - 28 KB）
投标比较矩阵
- 英语 （Excel - 20 KB）
- 法语版 （Excel - 20 KB）
- 印尼语 （Excel - 20 KB）
- 葡萄牙语 （Excel - 20 KB）
- 俄语 （Excel 12 KB）
- 西班牙语 （Excel - 12 KB）
采购订单
- 英语 （字 - 474 KB）
- 法语版 （字 - 27 KB）
- 印尼语 （字 - 18 KB）
- 葡萄牙语 （字 - 26 KB）
- 俄语 （字 - 18 KB）
- 西班牙语 （字 - 17 KB）
询价
- 英语 （字 - 48 KB）
- 法语版 （字 - 36 KB）
- 印尼语 （字 - 35 KB）
- 葡萄牙语 （字 - 35 KB）
- 俄语 （Excel - 27 KB）
- 西班牙语 （Excel - 25 KB）
要求提案
- 英语 （字 - 90 KB）
- 法语版 （字 - 64 KB）
- 印尼语 （字 - 66 KB）
- 葡萄牙语 （字 - 63 KB）
- 俄语 （字 - 54 KB）
- 西班牙语 （字 - 52 KB）
如果采购流程不正确，CEPF可能不会批准您的费用。因此，请在开始采购流程之前联系您的项目经理寻求指导。您也可以参考以下图表。
单一来源证明模板
购买等于或超过 10,000 美元的商品和服务必须经过投标程序（如上所述）。 但是，在某些特殊情况下，这些采购可以是单一来源的。 在极少数情况下无法进行竞争，您的费用必须在购买前获得 CEPF 的书面批准。 您需要使用以下模板向 CEPF 提交单一来源选择的理由。
请记住，在基于单一来源选择购买商品或服务之前未能获得书面批准将导致声明不予批准
项目审计模板
- 英语 （字 - 35 KB）
常見問題解答
物资采购
我们是否需要选择三个出价中最便宜的一个，或者我们可以根据其他因素提供理由吗？
CEPF希望您选择质量和价格方面最好的报价； 它不一定是最便宜的。 我们相信您的判断。 请将您决定的理由存档。
请求三个报价就足够了，还是我需要获得三个报价？
您需要获得至少三个报价。 我们建议您至少要求五个，以确保您获得所需的最少三个相关报价。
我想在同一 CEPF 拨款下与同一位顾问签署多份顾问协议。 这是允许的吗？
可以，但是，任务、工作范围和执行期限不得重叠。
作为上述问题的后续，如果我在一项 CEPF 赠款下与同一位顾问签署多份合同，且每份合同的金额低于 10,000 美元 - 但给顾问的总金额等于或大于 10,000 美元 - 我需要做什么？
在这种情况下，您需要在与选定的顾问签订具有法律约束力的协议之前，至少获得三份所需服务的报价。这可能构成一项允许采用单一来源采购模式的工作的延续。请联系您的项目经理以获取更多指导。
报告仪表板
我是否会收到来自 CEPF 的关于我的报告已提交的回复（除了 ConservationGrants 自动回复）？
您只会收到自动确认邮件。如果需要补充信息或修改，您的项目经理和/或项目主管会与您联系。
如果报告期已过，我可以返回提交的报告并修复它们吗？
不可以。请始终通过在当前报告中包含更正或澄清来修正过去的报告。 报告一经批准，即被锁定以供编辑。
是否有任何特殊的报告格式（财务和绩效）？
是的，大笔拨款报告是通过 ConservationGrants 完成的。 一旦您的赠款生效，您将能够通过用于制定项目提案的相同登录信息访问您的报告时间表。
财务报告
我如何要求付款？
对于您的首笔款项，CEPF 将在收到您签署的拨款协议后，按照协议中“付款”部分规定的金额进行支付。后续款项将根据拨款协议中“付款”部分的规定，使用您财务报告中的预计支出栏进行支付。
我的付款是如何计算的？
在您的每份财务报告中，都有一个“预计支出”栏，用于输入您预计未来几个月的支出金额。按季度提交报告的受助机构应预估未来五个月的支出；按月提交报告的受助机构应预估未来三个月的支出。系统将根据您告知我们的需求以及您银行账户中的剩余金额（预计支出 - 现金余额 = 建议支付金额）计算您的付款金额。CEPF 保留在发放款项前减少此金额的权利。
CEPF 是否需要查看所有收据的原件？
务必将原件存档，但除非您的资助协议或项目经理另有要求，否则无需将原件随报告一并发送给 CEPF。如果需要收据，复印件即可。CEPF 在现场考察或审计期间应提供原件。
我应该如何管理我的 CEPF 赠款支出的汇率？
我们建议您使用与上次付款时相同的汇率。 您还可以遵循贵组织关于汇率处理的政策，前提是您使用的方法在整个赠款期限内保持一致，并且您以适用法律和法规授权的最佳可用汇率兑换资金。
我可以在预算线（例如，家具到设备）和预算线（例如，航班到住宿）内转移资金吗？
您可以从直接成本项目中转移资金，最高可达您拨款总额的 15%。超过此限额，包括修改管理支持成本项目，您需要向拨款主管申请批准，CEPF 将需要处理相关修改。
从一年到另一年，我的预算中剩余的资金会怎样？
上年度未使用的资金将自动结转至本年度。如果您在某一时期未能完成某项活动，这些资金不会损失，您可以在下一时期使用。请务必将项目计划中的任何延误情况告知您的项目主管。
如果我被收取银行费用，我应该在哪里记录？
在“银行和保险费用”预算行中记录银行费用。
当我在某些活动上的支出低于计划时，我是否可以将这些资金用于其他活动，或者设计符合我项目目标的新活动？
您最多可以从直接成本项目中转移资金，最高可达赠款总额的 15%。 如果转移的资金占 15% 以上，您需要向您的拨款主管申请批准。
如果获得批准，我们将进行修订。如果您希望将资金用于新的活动，请通知您的项目主管，以确保无需修改项目逻辑框架。
是否可以将赠款资金用于与项目相关但未被计划为提案和工作计划的一部分的特殊费用？
所有赠款资金必须用于您的赠款协议中批准的活动和预算。 如果您想将 CEPF 资金用于最初未计划的活动，您需要在开始这些新活动之前获得 CEPF 的批准。 CEPF 将告知您是否需要修改您的赠款协议。
审计:
谁选择审核员？
如果需要进行项目审计，受资助方将选择一家独立的审计公司，然后由 CEPF 批准。 每年，审计员都会评估作为赠款的一部分发生的费用和开展的活动。
CEPF 是否有首选的审计格式？
对于机构审计，CEPF 更倾向于接收 PDF 格式的文件。对于项目审计，请查阅并遵循您资助协议中附带的“工作范围”。如果您需要项目审计模板，本页面提供一份。
审核是否需要认证？
是的，审计需要经过认证，这意味着它应该由完全认可的独立审计公司来完成。
审计应该只对项目的责任进行还是对整个组织进行？
这取决于您的拨款协议，其中应指定“项目审计”或“组织审计”。 项目审计将只测试与 CEPF 赠款相关的交易，而组织审计将测试整个组织活动的交易。
是否应该对共同出资也进行审计，因为知道这些资金不一定会通过我们项目的账户转移？
对于机构审计，它们会自动接受测试。 项目审计不应包括共同出资。
联系方式
如果您对以上任何内容有疑问，请联系您的项目经理。
安妮考夫曼 为：
- 马达加斯加和印度洋群岛
- 西非几内亚森林
卡罗琳·博雷克 为：
- 东非沿海森林
东美拉尼西亚群岛
- 中亚山脉
克里斯蒂安·洛佩兹 为：
- 热带安第斯山脉
- 地中海盆地
加布里埃拉·贝尼托 为：
-快速应对保护危机
米汉塔·巴科利亚里米萨 为：
马达加斯加和印度洋岛屿
普莉希拉奥利维拉 为：
- 加勒比群岛
- 塞拉多
索马林·萨蒙 为：
- 印度-缅甸
- 华莱士
加布里埃拉·贝尼托 为：
- 应对保护危机的快速反应 (R2C2)
阿尔巴·卢西亚·龙坎西奥 为：
全球环境基金小额赠款计划
本页面旨在帮助 CEPF 受助人了解其资助项目的财务要求。如果您对以上信息的实用性和清晰度有任何反馈，请发送给您的项目经理或联系 cepf@cepf.net。 谢谢！